Fase 1 del EML: Análisis de la participación.
Se trata de identificar y de hacer un diagnóstico de los
diferentes agentes sociales que de una u otra forma están presentes en la
realidad sobre la que se va a intervenir.
Los intereses de los distintos grupos y organizaciones sociales,
de las autoridades y de otros actores no son coincidentes, por lo que es
sumamente importante identificar sus expectativas tanto en la fase de
planificación, como en la de ejecución y en la de cierre del proyecto.
Es fundamental que los objetivos de cualquier proyecto sean un
reflejo de las necesidades de la sociedad y de los grupos de interés y no de
las necesidades internas de las entidades.
Se trata pues, de identificar a todas las personas, grupos e
instituciones afectadas por el problema, agruparlas según sus intereses y
establecer prioridades de forma tal que se esté en condiciones de hacer un
hacer un estudio más detallado de una selección de estos grupos.
Este análisis se puede hacer en términos de problemas, de
intereses, de sus fortalezas o debilidades o de las relaciones existentes y
debe llevar a identificar a aquellos grupos que más necesitan de la ayuda
externa.
También es necesario prever qué posibles conflictos pueden ocurrir
al apoyar a ciertos grupos y qué medidas pueden tomarse para evitar estos
conflictos.
Fase 2 del EML: Análisis de los problemas.
Con este análisis se trata de identificar los problemas reales que
afectan al colectivo beneficiario con el que se quiere trabajar y no los
problemas posibles, potenciales o futuros. Conviene señalar que un problema no
es la ausencia de una solución, sino un estado negativo existente. Por ejemplo,
la falta de un centro de salud no es un problema, el problema es la fuerte
incidencia de enfermedades en una determinada población.
Al hacer el análisis conviene diferenciar entre las causas del
problema, el problema mismo y sus efectos o consecuencias. La utilización del
llamado ‘árbol de problemas’ puede servir para ordenar las ideas. Mediante el
mismo se pretende localizar el problema central o focal que se quiere solucionar
con el proyecto.
El árbol de problemas presenta el siguiente aspecto, pudiéndose
observar tres niveles diferenciados: causas que originan el problema, el
problema mismo y sus efectos o consecuencias.
Fase 3 del EML: Análisis de los objetivos.
Una vez identificados los principales problemas del grupo
beneficiario se deben plantear posibles soluciones. Para ello, partiendo del
árbol de problemas, se han de identificar aquellos logros a alcanzar para
resolver el problema principal. La solución del mismo tendrá efectos positivos
en las personas e instituciones afectadas.
Haciendo uso de la misma herramienta que estamos utilizando, se
construiría el árbol de objetivos.
Fase 4 del EML: Análisis de las alternativas.
Una vez identificadas las posibles soluciones al problema y fijado
el objetivo que se pretende conseguir, se ha de proceder a hacer un análisis de
alternativas. Este análisis consiste en plantearse cuál o cuáles de las
soluciones pueden ser acometidas por el proyecto que se pretende poner en marcha.
Se trata por tanto, siendo muy consciente de la capacidad de la
organización que va a desarrollar el proyecto, de los medios de que dispone, de
los recursos que razonablemente puede manejar y del entorno que rodea al
proyecto, de eliminar los objetivos que no se pueden lograr.
En todo proyecto se han de reflejar las alternativas posibles y
justificar la elección de una de ellas.
Cada una de las opciones se ha de examinar desde la perspectiva de
su viabilidad entendida como posibilidad de llevar a cabo la alternativa
seleccionada.
El análisis se puede complicar aún más en base a los criterios que
se utilicen para comparar las alternativas. La realización de una
matriz en la que se recojan las distintas opciones y los criterios
elegidos, puede facilitar dicho análisis.
Fase 5 del EML: Identificación de los principales elementos del
proyecto a través de la Matriz de Planificación.
En la Matriz de Planificación se sintetizan los elementos básicos
de un proyecto. Para su diseño se utiliza la información obtenida en la
identificación, buscándose la coherencia a varios niveles:
- Coherencia externa:
de la matriz respecto a problemática identificada.
- Coherencia interna:
de los diferentes componentes que integran la matriz, de forma tal que
exista una relación causal y lógica entre cada uno de ellos.
Los elementos fundamentales que integran la matriz son: objetivo
global, objetivo específico, resultados, insumos, indicadores, fuentes de
verificación y supuestos o hipótesis.
Antes de entrar en la explicación de cada uno de ellos vamos a
recordar que un proyecto se diseña para provocar ciertos cambios específicos en
un determinado período de tiempo, a través del uso de ciertos recursos.
Los medios son los diferentes recursos que se aplican para
conseguir los resultados que se pretende lograr.
Los resultados son los productos que el proyecto va a entregar en
el tiempo establecido, contribuyendo a alcanzar el objetivo específico.
El objetivo específico es la expresión del efecto que se espera el
proyecto logre en un tiempo razonable.
A largo plazo se espera que el proyecto, junto con otros
proyectos, contribuya a alcanzar el objetivo general.
Por consiguiente, en todo proyecto se da una cadena causa-efecto a
diferentes niveles de forma tal que si se emplean adecuadamente los medios se
alcanzarán los resultados necesarios para lograr el objetivo específico
previsto. Si se logra en este y otros proyectos, con el tiempo se habrá
conseguido el objetivo general, logrando ese cambio que se pretendía conseguir.
Es importante identificar claramente los distintos niveles en la
jerarquía de un proyecto. Así, los medios y resultados deben ser garantizados por
la administración del proyecto de forma tal que existe el compromiso y la
obligación de alcanzarlos. Si no se logra se deben exigir responsabilidades a
los gestores.
Sin embargo, en los casos del objetivo específico y el global, su
logro no depende solamente de la gestión del proyecto; pueden darse otros
acontecimientos que estén más allá del control del mismo. Para alcanzarlos no
basta tan sólo con una gestión adecuada. En el caso del objetivo general su
consecución se comprobará en el largo plazo y será fruto de la actuación
conjunta o sucesiva de diversos proyectos.
En la Matriz de Planificación se resume el proyecto reflejando sus
elementos fundamentales. Su utilidad es doble:
- La Fase de
Presentación y Valoración permite entender el planteamiento del proyecto.
Es fruto de la identificación realizada y debe ser coherente con la
problemática que se pretende abordar.
- La Fase de
Ejecución es una guía que permite conseguir lo que se va alcanzando con lo
previsto inicialmente. Las metas se reflejan mediante indicadores
objetivamente verificables y cuantificados.
La Matriz de Planificación está integrada por los
siguientes elementos:
- Objetivo general:
objetivo último y principal al que el proyecto pretende contribuir a largo
plazo.
- Objetivo específico:
efecto que el proyecto pretende conseguir en un plazo de tiempo razonable.
Refleja el logro de una nueva situación en la que el problema central del
grupo beneficiario ha sido solucionado. Debe ser único y formularse en
términos realmente alcanzables.
- Resultados:
productos que el proyecto puede garantizar como consecuencia de sus
actividades. Es lo que se quiere alcanzar con el proyecto una vez
realizadas las actividades programadas.
- Actividades:
son las acciones que se han de realizar de forma simultánea o secuencial,
utilizando los medios necesarios, con el fin de conseguir los resultados
en el tiempo previsto.
- Medios:
recursos humanos, técnicos y materiales necesario para llevar a cabo las
actividades previstas.
- Indicadores:
son la expresión cuantitativa y cualitativa de lo que se ha de conseguir
dependiendo del nivel en el que se formulen. Es, por tanto, la medida del
logro del objetivo o del resultado siendo vital para dilucidar el éxito o
el fracaso del proyecto. Han de ser concretos y medibles, siendo
importante que se busquen varios indicadores para medir el logro de un
mismo resultado u objetivo. Dicha combinación aumentará la fiabilidad del
cambio conseguido. Los indicadores son básicos para el seguimiento y
posterior evaluación del proyecto.
- Fuentes de
verificación: indican el medio a través del cual se
obtendrá la información necesaria para verificar los indicadores. Todo
indicador debe llevar asociada al menos una fuente de verificación. La
información debe ser fácil de conseguir y con un coste (en tiempo y
dinero) adecuado.
- Supuestos (hipótesis
o riesgos): son aquellos acontecimientos, condiciones y decisiones que
están más allá del control de la gestión del proyecto y de su esfera de
responsabilidad.
Fase 6 del EML: Identificación de los Factores Externos.
Por factores externos se entienden los condicionales que pueden
existir y que pueden influir de forma más o menos intensa en el mismo
escapándose al control directo de la intervención. Se trata de factores sobre
los que no se puede influir porque actuar sobre ellos supondría un coste
excesivo, son consecuencia de un problema político o dependen de fenómenos
naturales.
Deben se identificados al detectar la problemática y pueden
influir sobre el objetivo específico, las actividades y los medios.
Es necesario valorar qué relación mantienen con cada uno de los
componentes del proyecto, qué probabilidad hay de que ocurra y qué efecto
pueden producir.
En cualquier caso debe existir una razonable probabilidad de que
esos riesgos no ocurran o de que, si se materializan, no tengan efectos letales
para el proyecto.
